Qu’il s’agisse d’une sortie d’entreprise, d’une conférence, d’une journée portes ouvertes ou du lancement d’un produit, il y a de nombreux éléménts à prendre en compte pour organiser un événement professionnel réussi. Vous souhaitez que l’événement ait l’effet escompté sur les visiteurs, mais vous voulez aussi optimiser votre temps et votre budget. Si vous vous apprêtez à organiser un événement et que vous souhaitez le rendre mémorable, consultez les conseils ci-dessous !
1. Préparez-vous bien à l’avance
Si vous connaissez la date de votre événement longtemps à l’avance, commencez vos préparatifs tôt. L’organisation d’un événement réussi demande beaucoup de temps et d’efforts, et il y a plus à faire qu’on ne le pense au premier abord. Vous manquez de temps ? Pensez à demander de l’aide à des entreprises ou à des consultants spécialisés dans l’organisation d’événements. N’oubliez pas que le fait de prendre votre temps ou de demander de l’aide supplémentaire peut faire une grande différence dans le résultat de votre événement.
2. Définir les objectifs et le public cible
Clarifiez vos objectifs et votre public cible. Commencez par répondre aux deux questions clés suivantes : que voulez-vous réaliser avec l’événement et qui voulez-vous atteindre ? Fixez des objectifs clairs :
- Renforcer l’identité de la marque
- Accroître la notoriété de la marque
- Promouvoir des produits ou des services
- Partager des connaissances
- Entrer en contact avec des clients (potentiels) et des relations
- Stimuler les ventes directes
- Générer des prospects
- Promouvoir la collaboration au sein d’une entreprise
- Lancer de nouveaux produits
- Encourager la créativité
- Faire preuve de responsabilité sociale
Envisagez de convertir les objectifs en KPIs mesurables, tels que le nombre de produits vendus ou le nombre de contacts générés par l’événement. De plus, créez un profil clair du ou des groupes cibles de l’événement. Ce profil peut, par exemple, comprendre l’âge, les fonctions et les secteurs d’activité, les intérêts, les objectifs personnels et les canaux de communication préférés.
3. Établir le budget
L’estimation du budget de votre événement peut s’avérer difficile, mais il s’agit d’une étape cruciale du processus de planification. Veillez donc à disposer d’un budget flexible afin de conserver une certaine marge de manœuvre. Par exemple, prévoyez un supplément de 5 à 10 % pour les dépenses imprévues. Veillez à prendre en compte les coûts cachés dans votre budget, tels que les taxes, les frais de service, les permis et les assurances. Tout au long du processus de planification de l’événement, surveillez de près vos dépenses pour vous assurer que vous restez dans les limites de votre budget.
4. Adopter le durabilité
La durabilité est et reste une tendance importante dans tous les secteurs, y compris celui de l’événementiel, comme nous l’avons également mentionné dans les tendances événementielles auxquelles vous devez répondre. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez rendre votre événement plus durable. Cela peut aller de l’utilisation de gobelets réutilisables, du tri des déchets avec des stations de recyclage, des cadeaux durables, à un éclairage économe en énergie et à des mesures d’économie d’eau.
5. Faire une synthèse
Lorsque vous organisez un événement, un bon scénario est indispensable. Il comprend, entre autres, les éléments suivants :
- Un aperçu des objectifs et du groupe cible de l’événement
- Les coordonnées de toutes les parties concernées
- Un aperçu du budget de l’événement
- Le calendrier et le programme de l’événement
- Des informations sur le lieu et un plan d’accès
- Les spécifications techniques relatives à l’éclairage, au son, aux connexions internet, etc
- Des informations sur les services de restauration
- Une liste des employés impliqués et des tâches qui leur incombent
- Les procédures de sécurité et d’urgence
- Une vue d’ensemble des stratégies de promotion et de marketing
- Des checklists avant l’événement
Veillez à ce qu’il soit aussi complet que possible, afin que chacun ait connaissance des informations et des lignes directrices nécessaires.
6. Augmenter la notoriété de votre marque
Vous souhaitez attirer davantage de visiteurs à votre événement ? Améliorez la notoriété de votre marque pour augmenter le nombre de participants ! Pensez à des promotions amusantes, par exemple en distribuant des prospectus dans des lieux fréquentés par votre groupe cible. Ajoutez quelques produits sympathiques à distribuer avec les prospectus, comme des lunettes de soleil personnalisées, une gourde personnalisée ou un porte-clés avec votre logo. De cette manière, le nom de votre événement restera dans les mémoires. Vérifiez les canaux sur lesquels votre groupe cible est le plus actif et assurez une promotion sur ces canaux. Engagez-les avec un contenu et des promotions sur-mesure pour stimuler la participation.
7. Assurer un accès facile
Créer une expérience d’entrée fluide et accueillante est essentiel pour donner une première impression positive de votre événement. Prenez des mesures pratiques comme l’installation de barrières pour gérer les files d’attente, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’employés à l’entrée pour aider les participants et faciliter l’enregistrement. Fournissez des bracelets ou des tours de cou avec des badges pour faciliter l’identification et l’accès. En outre, envisagez de mettre en place une entrée VIP séparée et d’offrir un accès exclusif.
8. Immortalisez votre événement sur vidéo
L’enregistrement vidéo de votre événement permet non seulement de conserver des moments mémorables, mais constitue également un puissant outil de marketing. Partagez les photos et les vidéos de l’événement sur les réseaux sociaux pour montrer l’enthousiasme et le succès de votre événement, en attirant de nouveaux publics et en encourageant la participation future. Promouvoir le contenu généré par les utilisateurs en encourageant les participants à partager leurs photos et leurs vidéos en utilisant votre hashtag, ce qui permet d’élargir la portée et d’accroître la visibilité de la marque pour les événements à venir.
9. Évaluer et améliorer
Une fois l’événement terminé, il est important de prendre le temps d’évaluer son succès et les points à améliorer. Qu’est-ce qui s’est bien passé et qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Commencez par recueillir les réactions des invités à l’aide d’un bref questionnaire envoyé par e-mail après l’événement. Offrez la possibilité de gagner des billets gratuits pour l’événement de l’année suivante afin de les inciter à répondre au questionnaire. Analysez les réponses et utilisez-les pour organiser le prochain événement.
10. Montrez votre reconnaissance
Un aspect souvent négligé de la gestion d’un événement est l’expression de la gratitude envers tous ceux qui ont contribué à son succès. Prenez le temps de remercier votre équipe et vos partenaires en fêtant ensemble l’événement. Organisez une fête après l’événement et offrez à chacun un beau cadeau en guise de remerciement. Il peut s’agir d’un parapluie portant le logo de l’entreprise, d’un sac rempli de cadeaux contenant des articles de qualité ou d’un bon d’achat.
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